Regole per l’iscrizione e-mail con doppia conferma
Regole per l’iscrizione e-mail con doppia conferma
1. Ambito
La presente pagina disciplina esclusivamente l’iscrizione volontaria alle comunicazioni e-mail di Orvessao attraverso un sistema di doppia conferma. L’iscrizione è separata dalla navigazione del sito, dall’acquisto di mobili, dal pagamento, dalla consegna e dall’assistenza post-vendita.
La scelta di non iscriversi, di non completare la conferma o di revocare successivamente l’iscrizione non limita la possibilità di effettuare ordini, ricevere comunicazioni necessarie alla gestione dell’acquisto o esercitare i propri diritti come cliente.
2. Primo passaggio: richiesta di iscrizione
L’iscrizione inizia soltanto quando l’utente inserisce volontariamente il proprio indirizzo e-mail nell’apposita funzione e compie un’azione positiva per richiedere l’iscrizione.
La casella di consenso non deve essere preselezionata e l’iscrizione non viene ricavata dal silenzio, dalla semplice navigazione, dall’aggiunta di un prodotto al carrello o dall’invio di un ordine.
Gli indirizzi e-mail forniti esclusivamente per acquisto, pagamento, consegna, reso, rimborso o assistenza non vengono automaticamente inseriti nell’elenco delle comunicazioni e-mail.
3. Secondo passaggio: conferma dell’indirizzo
Dopo la richiesta iniziale, viene inviata all’indirizzo indicato una comunicazione destinata esclusivamente a verificare che l’iscrizione sia effettivamente voluta dal titolare o dall’utilizzatore dell’indirizzo.
L’iscrizione diventa attiva soltanto dopo l’azione di conferma richiesta nel messaggio. Se la conferma non viene completata, l’indirizzo non viene considerato regolarmente iscritto e non deve essere utilizzato per l’invio delle comunicazioni periodiche oggetto dell’iscrizione.
La doppia conferma serve anche a ridurre il rischio che un indirizzo venga inserito da una persona diversa dal suo effettivo utilizzatore.
4. Consenso libero e separato
Il consenso all’iscrizione deve essere specifico, comprensibile e distinto dalle operazioni necessarie alla conclusione di un ordine.
L’utente non è tenuto ad accettare comunicazioni e-mail facoltative per acquistare un prodotto, ricevere la consegna, chiedere assistenza, esercitare il recesso o ottenere un rimborso dovuto.
L’iscrizione non viene presentata come condizione necessaria per accedere alle normali funzioni del negozio.
5. Informazioni registrate per documentare la scelta
Per poter dimostrare che l’iscrizione è stata richiesta e successivamente confermata, possono essere conservate le informazioni tecniche strettamente necessarie a documentare i due passaggi, come l’indirizzo e-mail, la data e l’ora della richiesta, la data e l’ora della conferma e gli elementi tecnici necessari a verificare l’origine della conferma.
Queste informazioni non devono essere utilizzate per finalità incompatibili con la gestione dell’iscrizione e con la dimostrazione della scelta effettuata.
Non vengono richiesti dati ulteriori quando non sono necessari alla funzione di iscrizione.
6. Indirizzi inseriti per errore o senza autorizzazione
Se una persona riceve una richiesta di conferma che non ha avviato, non deve confermarla. In assenza di conferma, l’indirizzo non viene attivato per le comunicazioni periodiche.
Se l’iscrizione risulta confermata ma il destinatario ritiene di non averla richiesta personalmente, può contattare Orvessao per chiedere la cessazione degli invii e la verifica della registrazione disponibile.
La segnalazione viene gestita senza richiedere al destinatario di giustificare il motivo per cui non desidera ricevere ulteriori comunicazioni.
7. Revoca dell’iscrizione
L’iscrizione può essere revocata in qualsiasi momento.
La revoca deve essere semplice e non deve richiedere l’apertura di un account, l’acquisto di un prodotto o la compilazione di procedure sproporzionate. Quando nel messaggio è presente un comando di disiscrizione, questo può essere utilizzato direttamente. In alternativa, l’utente può inviare la richiesta all’indirizzo e-mail di contatto di Orvessao.
Dopo la revoca, l’indirizzo non deve essere utilizzato per ulteriori comunicazioni e-mail fondate sull’iscrizione revocata. La revoca non incide sulle comunicazioni strettamente necessarie alla gestione di ordini, pagamenti, consegne, resi, rimborsi, sicurezza o richieste di assistenza.
8. Nessun effetto retroattivo della revoca
La revoca interrompe gli utilizzi successivi fondati sul consenso e non modifica la validità delle attività effettuate prima della revoca quando basate su una scelta validamente espressa.
La prova tecnica dell’avvenuta iscrizione o della successiva revoca può essere conservata, nella misura necessaria, per documentare correttamente la gestione della richiesta e impedire nuovi invii non desiderati.
9. Conservazione dei dati
L’indirizzo utilizzato per l’iscrizione viene mantenuto nell’elenco attivo fino alla revoca, salvo che diventi inutilizzabile o che venga meno la finalità per cui era stato raccolto.
Le richieste non confermate non devono trasformarsi in iscrizioni permanenti. I relativi dati tecnici vengono conservati soltanto per il periodo operativo necessario a gestire e chiudere la richiesta non completata.
Dopo la revoca, i dati non vengono mantenuti nell’elenco attivo. Le informazioni minime necessarie a dimostrare la precedente scelta, documentare la cancellazione o evitare una riattivazione non richiesta vengono conservate solo per il tempo proporzionato a tali finalità e successivamente cancellate o rese anonime quando non sono più necessarie.
10. Separazione dalle comunicazioni relative agli ordini
Le comunicazioni e-mail necessarie alla gestione di un acquisto non dipendono dall’iscrizione facoltativa.
Un cliente può quindi ricevere conferme relative all’ordine, informazioni sulla spedizione, comunicazioni sul pagamento, aggiornamenti necessari alla consegna o risposte del servizio clienti anche se non è iscritto alle comunicazioni periodiche o se ha revocato l’iscrizione.
Gli ordini accettati vengono normalmente preparati e affidati al vettore entro 1–3 giorni lavorativi e, dopo la spedizione, la consegna è normalmente prevista entro 5–10 giorni lavorativi. Le spedizioni possono essere affidate a USPS, DHL Express, UPS o FedEx. Tali comunicazioni operative non vengono utilizzate come motivo per riattivare un’iscrizione revocata.
11. Dati provenienti da acquisti e assistenza
L’indirizzo e-mail comunicato durante un ordine, un reso, una richiesta di rimborso o una pratica di assistenza viene trattato per la finalità per cui è stato fornito.
Non viene considerato automaticamente una richiesta di iscrizione. Per entrare nell’elenco delle comunicazioni e-mail facoltative è necessario che l’utente compia separatamente i passaggi di richiesta e conferma previsti dal sistema di doppia conferma.
Allo stesso modo, un indirizzo presente in una comunicazione ricevuta dal servizio clienti non viene aggiunto all’elenco soltanto perché appartiene a un cliente esistente.
12. Trasparenza e limiti di utilizzo
L’iscrizione non autorizza un utilizzo illimitato dell’indirizzo e-mail. I dati vengono utilizzati nei limiti della finalità per cui la persona ha espresso la propria scelta.
Un cambiamento sostanziale della finalità non può essere ricavato automaticamente dal consenso precedente. Se una nuova attività richiede una scelta distinta, deve essere presentata in modo separato prima dell’utilizzo dei dati.
L’assenza di una revoca non deve essere interpretata come consenso a finalità nuove o non comunicate.
13. Indirizzi di terzi e liste esterne
L’utente non deve iscrivere intenzionalmente indirizzi e-mail appartenenti ad altre persone senza la loro autorizzazione.
La funzione di doppia conferma è predisposta proprio per impedire che la semplice indicazione di un indirizzo sia sufficiente a renderlo destinatario stabile delle comunicazioni.
Orvessao non considera un indirizzo validamente iscritto soltanto perché compare in un elenco esterno o perché è pubblicamente reperibile online. L’iscrizione deve poter essere ricondotta a una scelta verificabile dell’interessato.
14. Sicurezza e riservatezza
Le informazioni collegate all’iscrizione vengono trattate con accesso limitato a quanto necessario per gestire la registrazione, la conferma, l’invio, la revoca e la sicurezza della funzione.
L’utente non deve comunicare password, codici di sicurezza o dati completi di strumenti di pagamento per iscriversi o cancellarsi. Tali informazioni non sono necessarie alla gestione dell’iscrizione e-mail.
In caso di richiesta relativa ai dati personali associati all’indirizzo, Orvessao può chiedere elementi ragionevolmente necessari a verificare l’identità del richiedente prima di comunicare o modificare informazioni personali.
15. Diritti dell’utente
L’utente può chiedere conferma dell’esistenza dei dati collegati alla propria iscrizione, ottenere l’accesso, richiedere la rettifica di informazioni inesatte e, quando ne ricorrono le condizioni, richiederne la cancellazione o la limitazione.
La revoca dell’iscrizione rimane sempre distinta dalla richiesta di cancellazione di dati che devono eventualmente essere conservati per documentare una transazione, adempiere a un obbligo vincolante o tutelare un diritto.
Le richieste possono essere inviate a payments@orvessao.com.
16. Contatti
Orvessao
E-mail: payments@orvessao.com
Telefono: +81 708 305 71 52
Indirizzo di contatto: 571-12 Morooka-chō, Kōhoku-ku, Yokohama, Prefettura di Kanagawa 222-0002, Giappone
Orario del servizio clienti: lunedì–venerdì, 8:30–17:30. Il servizio clienti è sospeso nei fine settimana e nei giorni festivi.